Persónuverndarstefna Sóltúns

Almennt um vinnslu persónuupplýsinga

Sóltún leggur metnað í að tryggja trúnað og vernd þeirra persónuupplýsinga sem nauðsynlegt er að afla og vinna með í tengslum við starfsemi heimilisins. Persónuupplýsinga þarf að afla um íbúa, aðstandendur, starfsmenn, umsækjendur, nema og viðskiptamenn og við vinnslu og varðveislu þeirra hlítir Sóltún lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sem tóku gildi þann 15.júlí 2018.

Persónuupplýsingar

Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling. Einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, svo sem með tilvísun í auðkenni eins og til dæmis nafn, kennitölu, netauðkenni eða einn eða fleiri þætti sem einkenna hann í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, erfðafræðilegu, andlegu, efnalegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti.

Persónuupplýsingar sem unnið er með og ástæður vinnslu

Í Sóltúni er unnið með persónuupplýsingar íbúa, aðstandenda, starfsmanna, umsækjenda, nema og ýmissa viðskiptamanna. Nauðsynlegt er að vinna persónuupplýsingar íbúa, bæði almennar og úr sjúkraskrá, til að veita viðeigandi þjónustu. Um starfsmenn eru unnar persónuupplýsingar til að tryggja hæfni þeirra og færni til starfsins og uppfylla kröfur ráðningar- og kjarasamninga. Um aðstandendur, nema, umsækjendur og ýmsa viðskiptamenn er þeim almennu persónuupplýsingum safnað hverju sinni sem nauðsynlega þarf til að rækja skyldur Sóltúns gagnvart þeim aðilum.

Trúnaður, öryggi og varðveisla persónuupplýsinga

Í Sóltúni skrifa allir starfsmenn undir lögboðið þagnarheiti við upphaf starfs. Mikil áhersla er á fullan trúnað gagnvart öllum persónuupplýsingum en nauðsynlegt er að starfsmenn hafi aðgang að viðeigandi persónuupplýsingum um íbúa og aðstandendur. Allar persónuupplýsingar eru varðveittar í aðgangsstýrðu umhverfi, bæði rafrænt í sjúkraskrá og öðrum rafrænum kerfum sem og í aðgangsstýrðum hirslum í Sóltúni. Persónuupplýsingar eru varðveittar skv. lögum um sjúkraskrár, opinber skjalasöfn og önnur viðeigandi lög og reglugerðir.

Réttur hins skráða

Skráðir einstaklingar, t.d. íbúar og starfsmenn, hafa rétt til að vita hvaða persónuupplýsingar Sóltún vinnur um þá og geta eftir atvikum óskað eftir afriti af upplýsingunum. Einnig eiga skráðir einstaklingar rétt til að krefjast leiðréttingar á röngum eða ófullnægjandi upplýsingum um sig. Ennfremur geta einstaklingar krafist eyðingar upplýsinga að uppfylltum ákveðnum skilyrðum, mótmælt vinnslu persónuupplýsinga og óskað eftir því að vinnsla þeirra verði takmörkuð. Ef vinnsla byggir á samþykki einstaklings getur hann hvenær sem er afturkallað það og þá getur einstaklingur óskað eftir því að flytja persónuupplýsingar sínar til annars aðila, t.d. annarrar heilbrigðisstofnunar eða annars vinnuveitanda. Sóltún hefur tilnefnt persónuverndarfulltrúa sem mun hafa umsjón og eftirlit með perónuverndarmálum heimilisins.

Nýting persónuupplýsinga í Sóltúni

Persónuupplýsingar íbúa eru fyrst og fremst notaðar til að skipuleggja, stjórna og veita heilbrigðisþjónustu með faglegum, áreiðanlegum og árangursríkum hætti skv. markmiðum Sóltúns um að veita íbúum sínum framúrskarandi þjónustu. Mikilvægt er að starfsmenn geti með sem öruggustum hætti metið ástand íbúa og veitt viðeigandi meðferð og því þurfa upplýsingar úr sjúkraskrá að vera aðgengilegar öllum heilbrigðisstarfsmönnum sem koma að meðferð íbúa. Persónuupplýsingar aðstandenda íbúa Sóltúns eru fyrst og fremst notaðar til að auðvelda samskipti og upplýsingaflæði milli Sóltúns og aðstandenda. Aðstandendur gefa sjálfviljugir upp tengiliðaupplýsingar sínar. Persónuupplýsingar starfsmanna Sóltúns eru nauðsynlegar fyrir skipulag starfseminnar og rekstur Sóltúns, ekki síst til að tryggja áreiðanlega og faglega þjónustu við íbúa og öryggi og vellíðan starfsmanna. Persónuupplýsingar umsækjenda eru nýttar til að ákvarða hverjir koma til greina í mismunandi störf í Sóltúni. Persónuupplýsingar viðskiptamanna eru aðallega nýttar til samskipta og greiðslu reikninga. Skriflegs samþykkis íbúa fyrir vinnslu persónuupplýsinga er aflað við flutning í Sóltún. Skriflegs samþykkis starfsmanna fyrir vinnslu persónuupplýsinga er aflað við ráðningu í starf í Sóltúni. Aðstandendur, nemar, umsækjendur, viðskiptamenn og aðrir gefa sjálfviljugir almennar persónuupplýsingar.

Aðgangur að persónuupplýsingum

Viðeigandi starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum í Sóltúni. Heilbrigðisstarfsmenn hafa einir aðgang að sjúkraskrá. Aðrir starfsmenn hafa aðgang að almennum persónuupplýsingum allt eftir eðli starfs. Samstarfssamningur er um læknisþjónustu við Heilsugæsluna Höfða og hafa því þeir læknar þar, sem sinna þjónustu við íbúa Sóltúns, aðgang að sjúkraskrá allra íbúa Sóltúns. Þá hafa þriðju aðilar aðgang að tilteknum upplýsingum, svo sem Lyfjaver og umsjónaraðilar tölvukerfa. Einnig er heimilinu skylt að skila tilteknum upplýsingum til ríkisstofnana og annarra stofnana s.s. Sjúkratrygginga Íslands, Tryggingastofnunar ríkisins, færni- og heilsumatsnefnda, Embættis landlæknis o.fl. Sem ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinga gerir Sóltún vinnslusamninga og samábyrgðarsamninga við þá aðila sem koma að vinnslunni. Sóltún nýtir aldrei persónuupplýsingar í öðrum tilgangi en þeim sem þeirra var aflað fyrir.